RÉSUMÉ : Le rapport annuel des activités est un outil de communication stratégique. De plus, l’investissement qu’il requiert peut s’avérer très rentable. Un rapport attrayant, exhaustif, bien rédigé et construit intelligemment a un impact sur ses lecteurs. Évitez que sa production soit un enfer en vous préparant des mois à l’avance. En effet, l’étape de la planification de votre « livre de l’année » est cruciale : la collecte des données de façon méthodique et sur une base régulière vous permet d’éviter des coûts superflus ou des retards. Vous pouvez même désigner une personne qui en sera responsable tout au long de l’année. Bien plus qu’une obligation, la production du rapport annuel des activités de votre organisation est une chance de mettre en lumière ses succès et de forger son avenir.
Produire un rapport annuel
L’enfer ou le paradis ?
Au bord de la crise de nerfs, une amie chargée de superviser la production du rapport annuel de son organisation m’a dit un jour : « C’est l’enfer, François ! ». Je savais exactement de quoi elle parlait. Malgré cela, je crois que produire un rapport annuel, un travail que certains comparent à un pensum, ne devrait jamais être fastidieux. Adoptez les meilleures pratiques en vous préparant des mois à l’avance : une bonne planification du projet de rapport annuel d’activités peut vous éviter bien des tracas.
Pourquoi un rapport annuel ?
En effet, pourquoi ? Voici la réponse courte : au Québec, produire un rapport annuel est une obligation pour différents types d’organisations, soit de l’entreprise individuelle à la société par actions, en passant par l’OBNL, la coopérative, l’organisme gouvernemental ou autre. Toutefois, cette exigence, selon le cas, se limite à fournir, par exemple, des informations sur les administrateurs, les états financiers ou d’autres détails pertinents.
Quelle est donc l’utilité de produire un livre grand format de dizaines de pages comprenant des photos, des témoignages, des résumés d’événements marquants et d’autres informations, incluant un aperçu des projets pour les années à venir ?
Un investissement
Si votre rapport des activités de l’année est attrayant et bien écrit, et que son contenu suscite de l’intérêt, il engendrera des avantages qui surpasseront largement les coûts de sa production. En d’autres mots, c’est un investissement.
Dans le texte « Les qualités d’un bon rapport annuel », je mets en relief et vous explique les caractéristiques d’un livre de l’année de haute qualité. Elles sont incontournables.
Photo : Wesley Tingey sur Unsplash
Étape par étape
Dans ce volet du dossier sur les meilleures pratiques en matière de production de rapports annuels, je partage avec vous ce que j’ai appris, notamment sur les pièges qui guettent ceux et celles qui s’embarquent dans ce type de projet pour la première fois.
La rédaction d’une trentaine de rapports d’activités annuels pour différents types d’organisations (OBNL, organismes gouvernementaux ou parapublics, entreprises complexes) m’a permis de mettre le doigt sur ce qui marche bien, mais aussi sur des erreurs fréquentes. Celles-là sont tout à fait évitables à condition de s’y préparer à temps, étape par étape.
Pour plus de détails, lisez « Gérer la production d’un rapport annuel ».
L’objectif du rapport
Un bon rapport annuel doit d’abord communiquer des informations pertinentes. Cela va de soi. Mais quelles informations ? Qu’est-ce qui détermine leur pertinence ? À qui vous adressez-vous ?
Selon votre type d’organisation, le public cible sera composé d’actionnaires, d’employés, de membres, de clients, de journalistes, de concurrents ou d’autres parties prenantes. Répondre à leur curiosité et à leurs attentes devrait vous orienter.
L’objectif de la production
Permettez-moi d’employer une métaphore devenue un gros cliché : un cuisinier doit avoir en main tous les ingrédients de la recette avant de commencer à cuisiner. Or, en matière de production de rapport annuel, la cueillette des « ingrédients » est souvent tardive et incomplète. Conséquences : c’est coûteux et ça donne des maux de tête en plus d’entraîner des retards. Lorsque mon amie m’a dit « C’est l’enfer, François ! », elle venait de constater qu’il manquait beaucoup d’informations pourtant inscrites dans la table des matières. Or, tous les textes devaient être déposés dans moins d’une semaine.
La planification
Votre « Livre de l’année » doit réunir plusieurs caractéristiques. Celles que je liste ci-dessous sont particulièrement importantes à l’étape de la planification, soit des mois à l’avance :
Attrait
Si votre livre de l’année est bien conçu et visuellement attrayant, les gens auront envie de le lire. Cet aspect se prépare bien avant la conception graphique elle-même.
En effet, la recherche de graphiques, de tableaux et d’images (incluant des photos, en vous assurant d’obtenir les permissions) ne peut être une activité de dernière minute.
Exhaustivité
Déterminez concrètement les catégories d’information que vous jugez important de communiquer. Elles devraient couvrir tous les aspects fondamentaux de votre organisation. Je dis bien « catégories » d’information. Vous vous assurerez par la suite que des éléments clés de chacune d’elles — les « faits saillants » — seront inclus dans le rapport annuel.
Narration
Le mot storytelling est couramment employé pour orienter le scénario de votre rapport annuel. Il s’agit de « l’histoire » que vous souhaitez raconter sur l’année écoulée, cohérente avec la mission de votre organisation, ses réalisations et ses objectifs. Mais ne me prenez pas au pied de la lettre : le texte de votre rapport annuel ne commencera pas par « Il était une fois » !
Responsabilité sociale
Démontrez votre engagement en matière de développement durable, de diversité, d’inclusion, de philanthropie ou de pratiques durables (et j’en passe). Si vous escamotez cette dimension, vous risquez de vous faire pointer du doigt. Plutôt que de phrases creuses, que pourriez-vous présenter de concret ? Mettre en valeur ces initiatives, c’est mettre en valeur votre organisation.
Stratégie
Chaque année apporte son lot de difficultés, mais aussi d’objectifs atteints. Votre rapport sera le reflet de la manière dont vous avez répondu aux imprévus, et présentera une stratégie claire pour l’avenir.
Notez, tout au long de l’année, les défis relevés par l’organisation et les événements qui ont eu un impact sur ses activités, ses projets ou… vous verrez bien !
Témoignages
Des témoignages ou des commentaires de personnes qui ont joué un rôle direct ou indirect dans l’histoire que vous racontez peuvent enrichir et donner encore plus de crédibilité à votre « Livre de l’année ». Des exemples : clients, employés, actionnaires, ou encore des personnes dont la vie a changé grâce aux actions et initiatives de votre organisation.
Les meilleures pratiques
Vous venez de terminer la production du rapport des activités de la dernière année. C’est derrière vous, et vous ressentez à la fois de la fierté et du soulagement. Vous vous dites « Enfin ! » avant d’inscrire à votre agenda, dans dix mois, le début de la mise en chantier du prochain rapport annuel.
Dans dix mois ?! Non ! Ne faites pas ça. Il sera trop tard !
Facilitez-vous la tâche en faisant de votre « Livre de l’année » une œuvre à laquelle tout le monde aura participé toute l’année. En fait, produire un rapport annuel peut être une source de mobilisation et de fierté au sein de votre organisation. Après tout, il reflète les actions et initiatives de toutes les équipes.
Pour vous aider à réaliser votre rapport annuel dans les meilleures conditions, lisez « Gérer la production d’un rapport annuel ».
Besoin d’un rédacteur pour votre rapport annuel ?
— Les coûts
— L’achat d’une banque d’heures à taux réduit
— Le montant forfaitaire
Photo : Karl Abuid sur Unsplash
Aide-mémoire
Vous trouverez ci-dessous un pense-bête pas bête du tout qui vous évitera bien des bêtises. Il serait bien embêtant, en effet, que votre organisation se retrouve plus tard avec toute une série de problèmes que cette liste pourrait lui éviter.
1. Préparez votre rapport annuel toute l’année
Nommez une personne responsable du rapport annuel dans votre organisation, et donnez-lui un titre : « coordonnatrice du RA », par exemple. Sa tâche hebdomadaire, qui ne nécessitera sans doute que quinze à trente minutes de son temps, sera de noter dans son dossier « Rapport annuel » tous les éléments de la semaine qui s’inscrivent dans l’une ou l’autre des catégories déterminées. Elle aura aussi la charge d’établir un lien avec les responsables concernés.
2. Créez l’adresse « [email protected] »
L’adresse « [email protected] » servira de boîte de dépôt pour l’ensemble de l’organisation. Tous les secteurs contribueront à alimenter le « Livre de l’année » en contenus, sans oublis.
La coordonnatrice pourra ainsi effectuer un tri au fur et à mesure (« pertinent », « non pertinent », « de côté »…), ce qui facilitera grandement le travail de tout le monde au début de la production.
3. Établissez un budget réaliste.
Si vous appliquez mes deux recommandations précédentes, vous éviterez certainement de nombreux imprévus et retards dans la production. Cela dit, calculez les coûts en tenant compte des heures réelles que nécessite la production d’un rapport annuel. Le temps consacré à la recherche sera certainement réduit grâce à la compilation hebdomadaire des contenus bruts, mais il faut tenir compte des entrevues, des réunions, des temps de déplacement et des allers-retours potentiels entre les versions. Mais ici encore, une bonne préparation peut entraîner une réduction importante de tous ces éléments.
4. Imprimé ou en ligne ?
Avec l’évolution des médias numériques, vous opterez peut-être, si ce n’est déjà le cas, pour un format de rapport annuel numérique, interactif, avec des vidéos, des infographies et d’autres éléments multimédias. Vous ne paierez plus pour le papier et l’impression, mais les heures de programmation, d’infographie et de production vidéo, ça se calcule aussi ! Des graphiques professionnels, des photos et un design attrayant peuvent être coûteux. Vous devrez donc équilibrer votre désir de produire un rapport impressionnant avec vos limites budgétaires.
5. Proposez un montant forfaitaire.
Vos ressources externes, tels les concepteurs graphiques et les rédacteurs, sont vos partenaires dans la production du rapport annuel. Si vous suivez mes deux premières recommandations, vous aurez en main tout le contenu brut, que j’appelle « la matière première », au moment de commencer la production. Il sera donc plus facile pour ces fournisseurs d’évaluer la tâche à accomplir, et vous pourrez convenir de montants forfaitaires.
6. Présentez un brief clair et sans équivoque.
Afin de déterminer l’ampleur de la tâche à accomplir, vous devrez fournir au rédacteur le contenu brut sélectionné, sans oublier les informations suivantes :
• la table des matières
• le nombre de pages
• le nombre de mots par texte
7. Formez une équipe.
Afin de bien lancer le projet et que toutes les personnes engagées aient une idée précise de la tâche à accomplir, je recommande que la coordonnatrice fasse équipe avec le concepteur graphique et le rédacteur, et qu’ensemble, avant le début officiel de la production, ils s’entendent sur les contenus et leur présentation.
Pourquoi les rencontrerait-elle ensemble plutôt que séparément ? Parce que c’est un tout. Commander un concept visuel à l’un et des textes à l’autre, puis essayer de « mettre tout ça ensemble » pour produire un tout cohérent n’est pas la méthode la plus efficace pour réaliser une œuvre comme un rapport annuel.
8. Contenant et contenus
Une fois le « contenant » déterminé, le concepteur graphique le présente sous la forme d’un « dummy » incluant des images d’archives et des textes en latin. Ainsi, le rédacteur pourra écrire ses textes en se basant sur des repères solides.
Des modifications ou des ajouts pourront être apportés à cette étape, mais si le travail de préproduction a été bien réalisé, tous ces changements seront mineurs.
L’infographiste n’aura plus qu’à remplacer ses pages de « lorem ipsum » par les vrais textes du magnifique Livre de l’année de votre organisation.
DOSSIER
Rapports annuels
© François Pratte — Une reproduction de 100 mots ou moins de ce texte est permise et même encouragée, à condition d’en mentionner l’auteur et d’inclure un lien vers cette page.
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