{"id":2146,"date":"2023-10-17T12:00:17","date_gmt":"2023-10-17T16:00:17","guid":{"rendered":"https:\/\/francoispratte.ca\/?p=2146"},"modified":"2024-05-20T09:24:05","modified_gmt":"2024-05-20T13:24:05","slug":"gerer-la-production-d-un-rapport-annuel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/francoispratte.ca\/fr\/gerer-la-production-d-un-rapport-annuel\/","title":{"rendered":"G\u00e9rer la production d\u2019un rapport annuel"},"content":{"rendered":"
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DOSSIER<\/a>RAPPORTS ANNUELS<\/a><\/p>\n

R\u00c9SUM\u00c9 :<\/span> La r\u00e9ussite d\u2019un rapport annuel repose sur un leadership \u00e9clair\u00e9 et un suivi rigoureux tout au long de l\u2019ann\u00e9e. Confiez cette t\u00e2che \u00e0 une personne qui poss\u00e8de la vision et l\u2019autorit\u00e9 n\u00e9cessaires pour mener le projet de A \u00e0 Z. Sa collecte de donn\u00e9es hebdomadaire optimisera l\u2019\u00e9tape de la pr\u00e9production et \u00e9vitera les d\u00e9passements budg\u00e9taires. Elle assurera \u00e9galement la synergie entre r\u00e9dacteurs et designers afin que le rapport refl\u00e8te fid\u00e8lement votre organisation. M\u00e9fiez-vous des doutes de derni\u00e8re minute pouvant entra\u00eener des changements co\u00fbteux. Une vision unifi\u00e9e d\u00e8s le d\u00e9part et une communication claire minimiseront les r\u00e9visions tardives et maintiendront l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du rapport. Le rapport annuel d\u2019activit\u00e9s, plus qu\u2019une obligation, est le miroir de l\u2019identit\u00e9 et des aspirations de votre entreprise, un investissement essentiel pour renforcer sa cr\u00e9dibilit\u00e9 et captiver l\u2019int\u00e9r\u00eat.<\/p>\n

G\u00e9rer la production d\u2019un rapport annuel<\/h1>\n

\u00c0 qui confierez-vous la responsabilit\u00e9 de planifier et g\u00e9rer la production du rapport annuel de votre entreprise ? Que vous l\u2019appeliez \u00ab directrice du projet \u00bb ou \u00ab coordonnatrice \u00bb, cette personne devra jouer un r\u00f4le d\u00e9cisionnel du d\u00e9but \u00e0 la fin, soit d\u00e8s la planification du projet et jusqu\u2019\u00e0 l\u2019approbation du produit fini par la haute direction de l\u2019organisation. Cela exige de la vision et du leadership.<\/p>\n

@ Fran\u00e7ois Pratte<\/a><\/p>\n

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Photo : Jason Goodman<\/a> sur Unsplash<\/a><\/p>\n<\/div>\n

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<\/span>La collecte de donn\u00e9es<\/span><\/h2>\n

Je crois essentiel pour toute organisation de d\u00e9signer une personne responsable pour superviser le projet de rapport annuel tout au long de l\u2019ann\u00e9e. En effet, en collectant m\u00e9thodiquement les informations chaque semaine, elle optimise la pr\u00e9paration et la production du rapport annuel. Par ailleurs, la mise en place d\u2019un budget bien d\u00e9fini est primordiale pour \u00e9viter les impr\u00e9vus.<\/p>\n

<\/span>Imprim\u00e9 ou \u00e9lectronique ?<\/span><\/h2>\n

La tendance actuelle est au num\u00e9rique, malgr\u00e9 les co\u00fbts associ\u00e9s \u00e0 la programmation et \u00e0 la conception. Chose certaine, d\u00e8s la phase de pr\u00e9production, la personne responsable de g\u00e9rer la production du rapport annuel d\u2019activit\u00e9s devra assurer une \u00e9troite collaboration entre l\u2019infographiste, le r\u00e9dacteur et elle-m\u00eame, afin que le \u00ab Livre de l\u2019ann\u00e9e \u00bb refl\u00e8te bien tout ce que l\u2019organisation souhaite mettre en relief, tant dans le traitement visuel que dans le choix d\u2019\u00e9l\u00e9ments, de ton et de style de texte.<\/p>\n

Pour plus de d\u00e9tails, lisez \u00ab Produire un rapport annuel : l\u2019enfer ou le paradis ?<\/u><\/a> \u00bb.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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<\/span>Cha\u00eene d\u2019approbation ou cha\u00eene de doutes ?<\/span><\/h2>\n

La partie du rapport annuel r\u00e9serv\u00e9e aux donn\u00e9es telles que la gouvernance et les \u00e9tats financiers est grav\u00e9e dans le marbre et figure toujours \u00e0 la fin du document, voire dans un document s\u00e9par\u00e9.<\/p>\n

Les autres sections, par contre, rel\u00e8vent d\u2019un choix \u00e9ditorial, et \u00f4 combien crucial ! \u00c0 elles seules, elles justifient la production d\u2019un ouvrage plus \u00e9labor\u00e9 et plus co\u00fbteux. Il s\u2019agit en fait de r\u00e9aliser un livre dans le sens le plus noble du terme. Et pour \u00eatre \u00e0 la hauteur de l\u2019image que d\u00e9sire projeter l\u2019organisation, il n\u00e9cessite la collaboration de tous les services.<\/p>\n

<\/span>Un investissement<\/span><\/h3>\n

Pourquoi avez-vous choisi d\u2019allouer une part du budget de votre entreprise \u00e0 ce projet ? S\u00fbrement parce que vous le consid\u00e9rez comme un investissement. Le rapport annuel refl\u00e8te les valeurs, le dynamisme, les engagements et bien d\u2019autres \u00e9l\u00e9ments qui caract\u00e9risent votre organisation et la font rayonner. Et parce qu\u2019il est porteur d\u2019authenticit\u00e9 et d\u2019initiatives concr\u00e8tes, il contribue \u00e0 renforcer la cr\u00e9dibilit\u00e9 de votre entreprise, voire \u00e0 susciter l\u2019int\u00e9r\u00eat de ceux et celles qui la connaissent moins ou pas du tout. G\u00e9rer la production d\u2019un rapport annuel de qualit\u00e9<\/a> est un d\u00e9fi, mais le travail que cela repr\u00e9sente peut \u00eatre gratifiant pour toute l\u2019organisation.<\/p>\n

Au stade final de la production, commencerez-vous \u00e0 \u00e9prouver des incertitudes alors que tous les contenus auront \u00e9t\u00e9 d\u00e9cid\u00e9s depuis longtemps et les textes d\u00e9j\u00e0 \u00e9crits ?<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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<\/span>Quand survient le moment d\u2019h\u00e9sitation<\/span><\/h2>\n

Doutant tout \u00e0 coup de la pertinence de plusieurs \u00e9l\u00e9ments du rapport annuel, des responsables de diff\u00e9rents services de l\u2019organisation exigent des modifications importantes de derni\u00e8re minute, y compris des ajouts et des suppressions. \u00ab Tant qu\u2019il n\u2019est pas publi\u00e9, on peut le changer \u00bb, se disent-ils.<\/p>\n

En effet, les \u00e9crits restent.<\/p>\n

Ainsi, un travail qui s\u2019est d\u00e9roul\u00e9 sans encombre peut devenir un \u00ab enfer \u00bb pour la coordonnatrice. Mais c\u2019est surtout la personne sur laquelle retombent la plupart des changements de derni\u00e8re minute qui est touch\u00e9e : le r\u00e9dacteur.<\/p>\n<\/div>\n

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Photo : Jason Goodman<\/a> sur Unsplash<\/a><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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<\/span>Le fil des \u00e9v\u00e9nements avant les doutes<\/span><\/h2>\n

Tout au long de la r\u00e9alisation du rapport annuel, qui s\u2019\u00e9tend sur plusieurs semaines, la coordonnatrice communique r\u00e9guli\u00e8rement avec le r\u00e9dacteur. De son c\u00f4t\u00e9, non seulement il \u00e9crit des textes, mais il r\u00e9alise \u00e9galement des entrevues dont il tire de la mati\u00e8re : membres de la direction, t\u00e9moignages d\u2019employ\u00e9s, directeurs et directrices de services, etc.<\/p>\n

En cours de route, par courriel, il lui envoie quelques pages pr\u00e9liminaires en guise d\u2019aper\u00e7u. Apr\u00e8s les avoir lues, elle lui dit que le ton, le style et le traitement correspondent exactement \u00e0 ses attentes. Super ! Elle l\u2019avait bien brief\u00e9.<\/p>\n

<\/span>Remise de la premi\u00e8re version du rapport annuel<\/span><\/h3>\n

\u00c0 la date pr\u00e9vue, le r\u00e9dacteur envoie \u00e0 la coordonnatrice la premi\u00e8re version de tous les textes. Chacun correspond \u00e0 une section : mot de la direction, faits saillants, t\u00e9moignages, encadr\u00e9s, citations\u2026 Elle accuse r\u00e9ception des documents et lui promet de lui transmettre les commentaires du comit\u00e9 interne dans les plus brefs d\u00e9lais.<\/p>\n

<\/span>La ronde d\u2019approbation<\/span><\/h3>\n

Au cours des jours suivants, le r\u00e9dacteur re\u00e7oit progressivement des versions comment\u00e9es par les responsables des sections concern\u00e9es.<\/p>\n

Surprise ! Dans plus de la moiti\u00e9 des articles, des \u00e9l\u00e9ments approuv\u00e9s au d\u00e9part ont \u00e9t\u00e9 biff\u00e9s, et d\u2019autres ajout\u00e9s. Ces ajouts sont des contenus bruts, bien s\u00fbr. Il devra adapter ou r\u00e9\u00e9crire les textes en cons\u00e9quence afin qu’ils comportent le m\u00eame nombre de mots que les versions pr\u00e9c\u00e9dentes. En effet, tout changement de volume risquerait d\u2019affecter la mise en page, voire la pagination.<\/p>\n

<\/span>Que s\u2019est-il pass\u00e9 ?<\/span><\/h3>\n

Ce qui ressemble \u00e0 un retournement en est-il vraiment un ? Y a-t-il eu un manque de communication interne ? Les parties prenantes se sont-elles soudain r\u00e9veill\u00e9es en lisant les textes tir\u00e9s d\u2019un contenu qu\u2019elles avaient elles-m\u00eames autoris\u00e9 ? En lisant le rapport annuel dans son ensemble plut\u00f4t que par bribes, ont-elles eu des id\u00e9es qui ne leur avaient pas travers\u00e9 l\u2019esprit lorsqu\u2019on leur avait demand\u00e9, quelques semaines ou quelques mois plus t\u00f4t, ce qu\u2019elles jugeaient important d\u2019inclure dans le \u00ab Livre de l\u2019ann\u00e9e \u00bb ?<\/p>\n

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<\/span>Vision unifi\u00e9e et coh\u00e9rente du rapport annuel<\/span><\/h2>\n

Le processus de r\u00e9daction et d\u2019approbation d\u2019un rapport annuel peut \u00eatre complexe et tumultueux. Une communication claire et transparente entre tous les intervenants est essentielle. Cela \u00e9vite les modifications de derni\u00e8re minute qui peuvent perturber la production. De plus, c\u2019est primordial pour garantir que le produit final refl\u00e8te la vision et les objectifs de l\u2019organisation, et non de ses parties.<\/p>\n

La m\u00e9taphore de la soupe (voir l\u2019encadr\u00e9 ci-dessous<\/em>) illustre bien les d\u00e9fis de la coordination entre plusieurs parties prenantes ayant des opinions divergentes : la coordonnatrice, cherchant \u00e0 plaire \u00e0 tout le monde, se voit oblig\u00e9e de m\u00e9langer toutes les \u00ab recettes \u00bb, ce qui d\u00e9bouche sur un r\u00e9sultat inf\u00e9rieur aux attentes.<\/p>\n

Cette situation met en lumi\u00e8re l\u2019importance d\u2019une vision unifi\u00e9e et coh\u00e9rente lors de la production du rapport annuel. La coordonnatrice du projet est la gardienne de la vision de l\u2019organisation. Si chaque musicien joue sa propre partition, le concert est cacophonique.<\/p>\n

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<\/span>\u00c0 couteaux tir\u00e9s au restaurant<\/span><\/h2>\n

La g\u00e9rante d\u2019un restaurant \u00e9tait prise au milieu de discussions anim\u00e9es entre ses propri\u00e9taires, tous chefs cuisiniers, quelques jours avant sa grande ouverture. Chacun d\u2019eux voulait imposer sa soupe comme \u00ab soupe signature \u00bb de l\u2019\u00e9tablissement, d\u00e9clarant que sa recette \u00e9tait la meilleure.<\/p>\n

Conciliante, la g\u00e9rante go\u00fbta chacune d\u2019entre elles, et les jugea toutes d\u00e9licieuses, bien que tr\u00e8s diff\u00e9rentes.<\/p>\n

La vive dispute entre les chefs reprit de plus belle le soir de l\u2019inauguration. La g\u00e9rante fit alors un compromis incroyable, mais tout \u00e0 fait cons\u00e9quent avec le manque de coh\u00e9sion qui r\u00e9gnait dans la cuisine : elle m\u00e9langea toutes les soupes dans une grande marmite, et c\u2019est ce bizarre m\u00e9lange qui fut servi aux clients ce soir-l\u00e0.<\/p>\n

Les jours suivants, dans les r\u00e9seaux sociaux et les m\u00e9dias, le restaurant fut d\u00e9moli par des influenceuses et des critiques en raison de sa soupe, certains la qualifiant d\u2019\u00ab immangeable \u00bb, d\u2019autres d\u2019\u00ab ordinaire \u00bb ou d\u2019\u00ab inf\u00e9rieure aux attentes \u00bb, et la g\u00e9rante fut cong\u00e9di\u00e9e. Elle se dit alors : \u00ab \u00c0 trop vouloir contenter tout le monde, on ne contente personne. \u00bb<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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DOSSIER<\/strong><\/span><\/p>\n

Rapports annuels<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Produire un rapport annuel: l\u2019enfer ou le paradis?<\/h4>\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t
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Produire un rapport annuel est complexe. Une pr\u00e9paration structur\u00e9e et une communication fluide entre les intervenants sont n\u00e9cessaires.<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Les qualit\u00e9s d\u2019un bon rapport annuel<\/h4>\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t
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Notez les caract\u00e9ristiques d\u2019un bon rapport annuel. Par son contenu et la qualit\u00e9 de sa r\u00e9alisation, il aura un impact sur la r\u00e9putation de votre organisation. <\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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G\u00e9rer la production d\u2019un rapport annuel<\/h4>\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t
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G\u00e9rer la production d\u2019un rapport annuel n\u00e9cessite une vue d’ensemble claire, du leadership et de la coh\u00e9rence du d\u00e9but \u00e0 la fin du processus.<\/p>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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\u00a9 Fran\u00e7ois Pratte \u2014 Une reproduction de 100 mots ou moins de ce texte est permise et m\u00eame encourag\u00e9e, \u00e0 condition d\u2019en mentionner l\u2019auteur et d\u2019inclure un lien vers cette page.<\/p>\n

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