RÉSUMÉ : Le rapport annuel des activités reflète la transparence, la mission et les réussites de votre organisation. Il doit capter l’attention de votre public cible — actionnaires, donateurs, grand public ou médias, par exemple — avec un contenu bien structuré et une présentation attrayante. En gros, il raconte l’histoire de l’année qui vient de s’écouler en mettant en lumière les moments clés et les performances de votre entreprise, tout en reconnaissant le travail de ses équipes. Réalisé intelligemment et avec soin, ce « livre de l’année » est un outil de renforcement de votre réputation. Il peut aussi devenir une ressource précieuse en documentant le chemin parcouru afin de vous aider à planifier les années à venir.
Les qualités d’un bon rapport annuel
Vous arrive-t-il de lire les rapports annuels d’entreprises, de syndicats, d’institutions publiques, de municipalités ou d’organismes à but non lucratif ? Selon vous, quelles sont les qualités et caractéristiques d’un bon rapport annuel d’activités ? Quelle importance devrait-on accorder à sa réalisation ?
Les lecteurs se font une opinion sur une organisation en lisant son rapport annuel. Pour toute entreprise, le rapport annuel des activités est donc un excellent moyen de se mettre en valeur.
Photo : Federico Faccipieri sur Unsplash
Le « Livre de l’année »
Je fais une distinction entre le rapport annuel des activités et le rapport annuel obligatoire, aussi passionnant à feuilleter qu’une déclaration fiscale. Celui-là doit fournir, selon le type d’entité, des données telles que la gouvernance et les états financiers. Le plus souvent d’ailleurs, il est placé à la toute fin du rapport annuel des activités, ou même publié à part.
La série d’articles du dossier « Rapports annuels » se penche uniquement sur ce qu’on nomme généralement le « Rapport annuel des activités ». Cela dit, je préfère l’appeler le « Livre de l’année ». Un beau livre est plus attirant qu’un rapport, non ? C’est l’expression que je privilégie dans le reste du texte.
S’il est bien conçu et attrayant, il captera l’attention des lecteurs cibles, qu’il s’agisse d’actionnaires, de donateurs, de partenaires, d’employés ou du grand public. La suite du texte s’adresse à vous en tant qu’organisation.
Pour plus de détails, lisez « Produire un rapport annuel : l’enfer ou le paradis ? ».
Votre public cible
L’objectif de votre Livre de l’année est de fournir aux lecteurs des informations transparentes et précises sur les principales activités et performances de votre organisation au cours de l’année écoulée. Si vous êtes une entreprise, il vous aidera à intéresser de nouveaux investisseurs et à rassurer ceux qui ont déjà investi. Si vous êtes un organisme à but non lucratif, vous attirerez peut-être de nouveaux donateurs ou partenaires.
Êtes-vous une entreprise ? Son contenu sera probablement surtout axé sur vos données financières, vos acquisitions ou vos innovations. Êtes-vous une institution publique ou un OBNL ? Si c’est le cas, vous vous concentrerez surtout sur vos actions et les différentes initiatives que vous avez prises pour servir votre mission, avec des exemples concrets, des études de cas et des témoignages.
Chose certaine, relever les éléments marquants à tous les niveaux de votre organisation sur une période de douze mois vous aidera à réfléchir de manière stratégique sur l’année écoulée et sur l’avenir. Vous serez mieux en mesure de cerner vos forces et vos faiblesses, et de planifier la prochaine année en conséquence.
La portée étonnante d’un bon rapport annuel
Une bonne narration (on emploie souvent le terme anglais storytelling) mettra en lumière vos réalisations et votre impact à travers un fil conducteur invisible, mais réfléchi, inspiré de vos valeurs et de votre mission. L’intégration d’éléments visuels, de témoignages et d’histoires bien choisies le rendra plus invitant pour vos clients, vos employés, vos partenaires et le grand public.
Par ailleurs, si vous structurez l’information de manière logique, votre livre de l’année sera plus lisible et accessible, même pour des sujets complexes. De plus, vous faciliterez le travail des journalistes.
Évidemment, s’il est attrayant et engageant, et s’il réunit toutes les qualités d’un bon rapport annuel, votre ouvrage sera plus susceptible d’être partagé, notamment sur les réseaux sociaux ou sur d’autres plateformes en ligne, ce qui augmentera sa portée et sa visibilité.
Photo : Willie Shaw sur Unsplash
« La réputation est aussi puissante pour les entreprises que pour les professionnels et les particuliers. Dans le monde des affaires, la réputation d’une entreprise représente jusqu’à 75 % de sa valeur sur le marché. »
— Michael Fertik et David Thompson, The Reputation Economy (traduction libre)
Transparence et réputation
Un livre de l’année structuré, complet et attrayant renforcera la confiance des parties prenantes en montrant que votre organisation est prête à investir du temps et des ressources pour garantir la transparence et la communication.
S’il se démarque par son contenu et la qualité de sa réalisation, il aura un impact positif sur votre réputation. Le retour sur investissement sera réel.
Cela dit, si vous présentez un score parfait sur tous les fronts, c’est presque douteux ! Il est tout à fait possible que vous n’ayez pas atteint certains objectifs, ou que des erreurs aient été commises. Ou encore, des événements imprévus vous ont peut-être amené à prendre des décisions difficiles.
Parlez-en de manière constructive.
La transparence intelligente est une belle manière de prouver votre solidité dans la tempête, ainsi que votre leadership. Cela vous aidera aussi à améliorer vos relations avec les parties prenantes et à éviter les malentendus ou les spéculations.
Autre point important : la société dans son ensemble attend des organisations qu’elles démontrent leur engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale. Un livre de l’année de qualité sera l’occasion pour vous de mettre en avant les initiatives prises dans ce sens. Y en a-t-il eu ?
Se valoriser n’est pas se vanter
Dans le livre de l’année, vous ne glisserez pas vos erreurs sous le tapis, mais à tout seigneur, tout honneur : vous devrez mettre en évidence vos réussites, vos innovations et les moments clés des douze derniers mois. Non seulement avec du texte, mais également avec des images frappantes et bien choisies. Elles exercent un attrait magnétique.
La contribution de chacun
Valoriser vos réalisations, c’est aussi reconnaître publiquement le travail de vos équipes. Cela resserre les liens entre les employés, les gratifie et les motive. Si vous êtes un OBNL, vous accorderez une bonne place à vos bénévoles, à vos partenaires et à vos donateurs.
Conclusion : préparez votre prochain rapport annuel dès aujourd’hui
Souhaitez-vous que votre « livre de l’année » réunisse toutes les qualités d’un bon rapport annuel d’activités ? Évidemment. Désolé pour la question idiote. Vous auriez donc tout intérêt à désigner une personne responsable de sa production dès le début de l’année. En effet, en collectant méthodiquement les informations chaque semaine, elle facilitera grandement la réalisation de ce livre précieux. Elle permettra aussi à votre organisation d’avoir une vue d’ensemble de l’année écoulée et de mettre en avant des éléments qui auraient pu être oubliés.
Pour plus de détails, lisez « Gérer la production d’un rapport annuel ».
Besoin d’un rédacteur pour votre rapport annuel ?
• Coûts
• Banque d’heures à taux réduit
• Montant forfaitaire
• Contact
DOSSIER
Rapports annuels
© François Pratte — Une reproduction de 100 mots ou moins de ce texte est permise et même encouragée, à condition d’en mentionner l’auteur et d’inclure un lien vers cette page.
Veuillez noter que dans les pages du site, j’emploie généralement le féminin ou le masculin dans leur sens générique. Ils peuvent donc désigner aussi bien des femmes que des hommes.